备件入库需要什么原始凭证？一文讲清

备件入库作为企业运营管理的一环，具有很重要的意义，在进行备件入库前，企业一般都会要求登记备件凭证，以便于备件入库后可以了解和统计库存情况，确保企业库存趋势的稳定性。那么，要登记备件凭证，企业应当准备什么原始凭证呢？



一、采购验收报告

采购验收报告是在备件采购进入库房时，来自供应商的验收文件。此文件可以清晰地说明采购的备件数量和质量有无违反采购指定的质量要求，同时也可以及时地发现是否有短缺、质量不符等现象，以及供应商的违约情况。

二、产品检验报告

产品检验报告是企业在收到备件后，对采购的备件进行全面检测，以确定备件的质量情况。检验报告包括：备件的品牌、型号、规格、数量、使用情况以及备件是否达到质量标准等内容，帮助企业了解备件的质量状况。

三、产品说明书

产品说明书是企业采购备件时所提供的备件的说明文件。此文件可以清晰地说明备件的品牌、质量等信息，既可以帮助企业核实备件的正确型号和质量要求，又可以确保备件进行正确的入库登记和使用。

四、采购订单

采购订单是企业在采购备件时签订的协议文件。此文件可以清晰地说明备件采购的型号和数量、交付时间以及采购合同双方的权利和义务等内容，既可以证明企业与供应商之间签定合同的相互认可，又可以避免因不按采购订单出入库而发生纠纷等风险。

五、库存台帐

库存台帐是企业以货物资料为登帐依据，在入库前、入库后和出库后是进行库存清查和登记数量上库存的依据。台帐的内容包括备件名称、编号、规格、数量和价格等，可以实时和及时地了解库存备件的情况，生成备件入库单以及计算库存成本等。

综上所述，备件入库需要的原始凭证包括：采购验收报告、产品检验报告、产品说明书、采购订单以及库存台帐等文件，这些凭证的存在能够完整地说明备件的来源、质量情况、购买等，并可以帮助企业顺利完成备件入库的登记程序，以保证库存备件的正确使用。

一、入库原始凭证
入库原始凭证来源于入库物资（设备）的供应商，为证明物资（设备）来源、数量、质量等真实情况提供依据。入库原始凭证应包括入库物资（设备）的产地、供货厂家、验收日期、规格型号、数量、单价、总额、计量单位、交货日期等内容。

1. 采购合同
入库的物资（设备）是根据采购合同所购买的，采购合同应为权威形式，明确采购双方的权利和义务，供应商才能按合同内容供应物资（设备），因此采购合同应设置为正式采购凭据。为证明采购的物资（设备）合同中标准的应收内容，入库单据应要求采购合同和结算凭证一起由供应商提供。

2.收货单
收货单是供货商对供应物资（设备）质量检验的凭据，应从以下方面内容：存货名称、规格型号、生产厂家、数量、计量单位、单价、总额、开票日期、供应商等，以保证收货量准确，减少纠纷的发生。

3.验收单
物资（设备）入库前需进行质量验收，确保物资（设备）质量符合要求。验收单应包括：收货单（验收单与收货单全部挂钩）、供方保证书、检测报告、检验意见、质量状态等，若物资（设备）合格，会拍照记录，作为物资（设备）质量交付及后续质量保证的证明。

4.发票
结算凭据即发票，为支付供应商供应物资（设备）的凭证，应以增值税发票或普通发票为记账凭证，其中应包括购买物资（设备）名称、规格、数量、单价、金额等，它不仅作为后台入账的凭据，同时作为物资（设备）的质量依据，

5.上级审定设备入库单
当购买的物资（设备）价值较大，则需要上级审定，在此情况下，需要用全部或者部分采购文件作为上级审定材料，实施全程监督。

以上五项凭证组成了物资（设备）入库原始凭证，一起发挥重要作用，杜绝质量验收后存在的质量事故，确保生产运行正常。

二、原始凭证的作用
入库原始凭证不仅是证明物资（设备）来源、数量、质量等真实情况依据，同时也是在开展后续工作中不可或缺的重要依据，其意义如下：

1、保证物资（设备）来源真实
上述五项原始凭证都有利于确定物资（设备）的真实质量和可靠性。如采购合同中列明了物资（设备）的规格、数量、价格等信息；收货单是验收物资（设备）的重要凭据，验收单能检验物资（设备）质量是否符合要求；发票是采购的金额凭据，这些凭据是确认物资（设备