电脑记账原始凭证如何保管？一文讲清

电脑记账原始凭证的保管一直是一件令企业担心的事情，有效保管优质原始凭证是良好的会计管理的一个基本步骤，也是有效避免税收违法的基础。因此，该如何做到有效保管电脑记账原始凭证，成为企业面临必要解决的一个重要课题。



首先，做好存档。由于电脑记账原始凭证具有敏感性，因此必须建立一套合理的存档制度，当出现异常情况时根据存档结构就可以以最快的速度找到有用的资料。其次，必须注重安全、隐私。企业一定要特别注意防止数据外泄，企业的电脑记账原始凭证必须采取可以保护数据安全性的必要措施，以防止非法盗取、篡改企业的电脑记账原始凭证。

此外，企业还应该引入各种安全技术，如安全审核等，让操作人员任何一步操作都要经过安全审核，在进行任何操作前都要进行安全评级，从而减少对电脑记账原始凭证造成的损失；而且，每一次凭证的审核、归档的过程都必须有一个安全模块来审核，以保证文件的安全性。

另外，完善备份机制也是非常重要的。企业要尽量维护它的确认和备份机制，每一份凭证都要及时地备份在企业服务器上，以便在系统出现故障时可以尽快恢复数据。

最后，做好文档管理。建立良好的电脑记账原始凭证文档管理系统，使用正确的文档编号，便于信息的跟踪和查询。另外，归入同一张单子的文档每次处理都要用单独的保管盒，防止文档混乱，还可以预防文档丢失，延长其有效期限。

是以，要想有效地保管电脑记账原始凭证，就要从提高存档、安全、备份、文档管理等多方面入手，努力为企业提供准确、安全、高效的记账凭证保管服务，在现行政策的引导下，以及中小企业对安全管理规定的不断完善，即能充分实施准确、安全、负责任的电脑记账原始凭证保管服务有助于企业健全会管理，减少税收违法风险，实现企业的财务完整性。

电脑记账原始凭证保管是财务管理工作者面临的一个重要问题，是会计准则和《会计法》规定的重要内容。会计凭证是指以书面形式记录经济管理活动、财务工作的重要资料，是某个企业经营活动的重要证明和核算依据。为了保障企业财务会计运作的顺利，电脑记账原始凭证保管工作是极其重要的。

一、采取科学的数据保护措施

1.应采取针对系统和应用软件的适当保护措施，以防止来自外部的未经授权的访问、恶意破坏、篡改等不安全的访问行为；

2.利用可充分利用可以提高系统的安全性，使用可信的系统安装认证用户及权限控制，及时升级病毒库；

3.定期备份所有电脑记账原始凭证，并及时归档，以防止系统或信息数据的丢失；

4.定期审计，检查系统的安全性和准确性。

二、采取法律文件保管制度

1.建立保管会计凭证的组织机构和责任体系，明确保管会计凭证职责；

2.定期检查会计凭证的保管状况，确定原始凭证丢失后的处理方案；

3.严格按照凭证日期进行分类存档，以便于查阅；

4.严格实施明确的期限考核程序，按时归档原始凭证，确保原始凭证不遗失；

5.要求所有操作人员在日常操作中必须遵守相关的会计凭证保管规定，尽量避免出现原始凭证的遗失；

6.确定并建立电脑记账原始凭证的安全保护措施，避免凭证被未经授权的人员访问和非法篡改。

三、完善会计凭证安全保护体系

1.首先要建立一套完善的会计凭证安全保管程序，明确有关责任人，做到天衣无缝；

2.合理制定会计操作的程序，明确有关规定；

3.注重经常性的原始凭证保全宣传，加强有关人员的管理和约束；

4.设置完善的原始凭证数据库，加强流程管理，实现短线监控；

5.定期做好安全系统的维护，保证原始凭证数据的安全，防止被破坏或失手凭证数据的失踪。

四、确立有效审计监控机制

为了对电脑记账原始凭证进行有效的监控，应采取有效的审计机制，加强审计力度，对未按正常流程进行处理的交易情况要严格及时的审核。可以强制实施定期记帐、全面审核及无视替换等，严格审核电脑记账原始凭证，定期进行抽查，定期组织财务管理考核，不断完善审计监控机制。

电脑记账原始凭证保管有利于科学的会计管理，确保会计凭证的准确性和保存期限内的有效性，为企业安全稳定发展，发挥会计职能、公司治理和财务监督等强制机制提供有力的